Ms. Acces merupakan salah satu software pengolah database yang terdapat dalam MS. Office. Selain MS. Acces masih ada software lain diantaranya MS. FoxPro, Wwin32.anfdBase II, Multiplan, dll.
Sebelum kita dapat menggunakan software data base, kita harus tahu terlebih dahulu teori tentang data base. Data base atau basis data merupakan perpaduan pemikiran dan pengalaman para pakar untuk membangun database. Prinsip data base adalah bahwa data tidak boleh ada yang sama persis lebih dari sekali, karena akan mengakibatkan data rangkap yang merupakan pemborosan, di samping menjadi sulit ditentukan data mana yang benar. Data mestinya dikaitkan dengan data yang lain sehingga tidak terpisah.
Database merupakan sekumpulan informasi atau data yang saling berhubungan yang mempunyai tujuan tertentu. Data dalam database disimpan dalam Tabel yang merupakan sekumpulan data sejenis, misalnya data nilai ujian, data konsumen IM3 dll.
Tabel terdiri dari field dan record. Field adalah data terkecil dari tabel yang menempati kolom, sedangkan record adalah sekumpulan field yang saling berkoneksitas yang menempati kolom.
Terdapat enam objek yang mendukung database dalam mengoperasikan data pada tabel yaitu :
- Query : merupakan objek yang digunakan untuk menampilkan, mengedit dan menganalisis data
- Form : merupakan objek untuk membuat control untuk proses pemasukan, pemeriksaan, dan pembaruan (Update) data.
- Report : merupakan objek untuk menampilkan data yang telah dibentuk sesuai dengan ketentuan
- Pages : merupakan objek untuk menampilkan data dan bekerja dengan data yang diambil dari internet
- Macro : merupakan objek yang terdiri dari rangkaian beberapa perintah yang dapat disimpan dan dioperasikan ulang, misalnya membuka form, mencetak report, dll
- Module : merupakan program-program yang ditulis dengan Acces Basic yang telah ada di dalam MS. Acces.
